Nie wieder schlechte Meetings

„Meine Mitarbeiter kriegen sich bei jedem Meeting in die Haare“ 

beschwerte sich einmal ein Unternehmer in unserem Gespräch.
„Das lässt sich aber schnell ändern!“, war meine Antwort – und so entstand die Idee für das Seminar „Nie wieder schlechte Meetings“, das am 3. Februar 2026 im Rahmen des Friedrichshain-Kreuzberger Unternehmensvereins stattfand.

Fragen wie:

• „Wie schaffe ich es, dass alle zufrieden und motiviert aus einem Meeting herauskommen?“
• „Wie gehe ich mit Vielrednern und Schweigern um, sodass die Redezeit fair verteilt ist?“
• „Was mache ich, wenn Teilnehmende in einen Konflikt geraten?“

kennen viele Führungskräfte aus ihrem Alltag.

Die gute Nachricht: Wirksame Meetings sind kein Zufall – sondern das Ergebnis klarer Strukturen.
Mit den folgenden Schritten können Sie Ihre Besprechungen sofort verbessern:

Schritt 1: Starten Sie mit einem klaren Check-in

Beginnen Sie jedes Meeting mit einer kurzen Einstiegsrunde (Check-in).
Ziel ist es, alle Beteiligten mental im Raum ankommen zu lassen.

Mögliche Fragen:

• „Was ist heute Ihr wichtigstes Ziel für dieses Meeting?“
• „Mit welcher Erwartung gehen Sie in die Besprechung?“

So erhöhen Sie von Anfang an die Aufmerksamkeit und Beteiligung aller.

Schritt 2: Arbeiten Sie mit einer fokussierten Agenda

Eine gute Agenda beantwortet drei Fragen:

• Worum geht es? (Thema)
• Warum sprechen wir darüber? (Zweck)
• Was soll am Ende feststehen? (Ziel)

Nur wenn das Ziel klar ist, kann ein Meeting effizient verlaufen.

Schritt 3: Nutzen Sie Time-Boxing

Legen Sie für jeden Tagesordnungspunkt eine feste Zeit fest.
Das sorgt dafür, dass:

• Vielredner begrenzt werden,
• ruhigere Teilnehmende Raum bekommen und
• Diskussionen nicht ausufern.

Time-Boxing schafft Fairness in der Redezeit und hält den Fokus auf den Ergebnissen.

Schritt 4: Definieren Sie klare Rollen

Wirksame Meetings brauchen klare Verantwortlichkeiten:

• Moderation: führt durch die Agenda
• Zeitwächter:in: achtet auf die Time-Boxen
• Protokollführung: dokumentiert Ergebnisse und nächste Schritte

Diese Rollen entlasten die Führungskraft und fördern die gemeinsame Verantwortung im Team.

Schritt 5: Vereinbaren Sie Kommunikationsregeln

Konflikte entstehen oft nicht durch Inhalte, sondern durch die Art der Kommunikation.

Hilfreiche Regeln können sein:

• Eine Person spricht zur Zeit
• Kritik wird als Ich-Botschaft formuliert
• Alle Beiträge werden gehört

So bleibt der Austausch konstruktiv – auch bei unterschiedlichen Meinungen.

Schritt 6: Beenden Sie das Meeting mit einem Check-out

Schließen Sie jedes Meeting mit einer kurzen Abschlussrunde ab:

• „Was nehmen Sie aus dem Meeting mit?“
• „Was war heute hilfreich?“

Das fördert Reflexion und stärkt die Motivation für die Umsetzung der nächsten Schritte.

Fazit

Das Erfolgsgeheimnis guter Besprechungen liegt in:

• bewusster Vorbereitung,
• klarer Zielsetzung,
• eindeutigen Verantwortlichkeiten und
• festen Kommunikationsregeln.

Eine der Rückmeldungen im abschließenden Check-out lautete:
„Ich freue mich auf das nächste Meeting!“

Das habe ich gern als Kompliment für ein gelungenes Seminar genommen :).